忙 Day
對(duì)于一個(gè)管理著數(shù)百名員工和數(shù)十個(gè)項(xiàng)目的人來(lái)說(shuō)，掌握有效的方法來(lái)安排一天的工作是至關(guān)重要的。
如果你要和Pinterest的首席工程師Li Fan進(jìn)行一場(chǎng)面試，你得等到星期五。
Fan會(huì)把她一周內(nèi)每天要參加的會(huì)議進(jìn)行分類(lèi)：星期一是大型團(tuán)體會(huì)議，星期二是一對(duì)一的會(huì)見(jiàn)，星期三和星期四留給突發(fā)臨時(shí)事務(wù)，或各種各樣的月度會(huì)議。
這么安排的原因是，她迫切希望減少調(diào)整適應(yīng)的時(shí)間，然后更快地投入一項(xiàng)新的工作，“這能幫助我快速地在一場(chǎng)又一場(chǎng)的會(huì)議中切換?！彼f(shuō)。
在這個(gè)要處理數(shù)十億照片流的網(wǎng)絡(luò)公司里，工作任務(wù)數(shù)不勝數(shù)，好在Fan在舊金山總部與超過(guò)450名軟件工程師并肩作戰(zhàn)。每天她都給自己安排了不間斷的時(shí)間，全身心撲在數(shù)十個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展上，除此之外，還要參加每個(gè)月為她的員工開(kāi)設(shè)的“有問(wèn)必答”會(huì)談。“我從不想讓自己看起來(lái)忙到甚至沒(méi)有時(shí)間去討論產(chǎn)品、業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)發(fā)展?！?所以，這個(gè)策略對(duì)于Fan來(lái)說(shuō)十分重要。
實(shí)際上，并不是只有Fan通過(guò)制定策略來(lái)梳理日常的工作和起居，對(duì)于世界上最忙碌的人來(lái)說(shuō)，掌握有效的方法來(lái)規(guī)劃自己一天的工作是至關(guān)重要的。有些人可能會(huì)安排助手和家政服務(wù)幫忙，節(jié)省時(shí)間，使日程安排變得更加靈活。有些人的日程安排計(jì)劃，則可以為我們提供一些靈感和參考，幫助我們過(guò)好一個(gè)忙碌的工作日。
根據(jù)未規(guī)劃的時(shí)間制定日程
網(wǎng)頁(yè)博客平臺(tái)公司Squarespace首席執(zhí)行官Anthony Casalena，盡量讓一天中超過(guò)一半的時(shí)間沒(méi)有固定工作安排，然后把這些計(jì)劃外的時(shí)間編入日程表之中。讓出這些未分配的時(shí)間，是為了能適應(yīng)一些緊急的會(huì)議或任務(wù)，把意外對(duì)工作的影響降低到最少程度。
為了保持條理清晰，Casalena用以不同色彩標(biāo)記的日程表來(lái)規(guī)劃一整天，這樣他就能輕松地發(fā)現(xiàn)需要優(yōu)先處理的事情。他還將已經(jīng)添加進(jìn)在線日程表中的提醒事項(xiàng)，通過(guò)郵件發(fā)送給自己。
不只是辦公，Casalena讓自己工作之外的大部分生活“自動(dòng)化”，包括洗衣、清潔服務(wù)、送餐和其他瑣碎家務(wù)。在工作中的每個(gè)小時(shí)里他都是井井有條的，沒(méi)有聘用助理。
遠(yuǎn)離被動(dòng)
對(duì)于一些人來(lái)說(shuō)，抵抗住神游和注意力渙散，會(huì)有利于提高工作效率。無(wú)論是當(dāng)面交談還是查看電子郵件，這些方法都能帶來(lái)“事態(tài)緊急”的錯(cuò)覺(jué)，并且這種效果持續(xù)一整天。
Casalena會(huì)選擇清空收件箱：在每一天工作結(jié)束的時(shí)候，清空剩下的未讀郵件，再也不被堆積的未讀消息所淹沒(méi)。一個(gè)空的收件箱有助于自己更好地控制日程安排。為了達(dá)成清空目標(biāo)，他利用會(huì)議間隙或在兩項(xiàng)工作切換之時(shí)處理郵件，每小時(shí)檢查一下，然后分別進(jìn)行刪除、回復(fù)或者是存檔，以便隨時(shí)跟進(jìn)。
在一天結(jié)束的時(shí)候，他一定會(huì)確保自己已經(jīng)清理完收件箱。不過(guò)在完成工作任務(wù)的時(shí)候，他會(huì)遠(yuǎn)離手機(jī)，把注意力放在手頭的工作上?！拔矣譀](méi)有電子郵件強(qiáng)迫癥，”Casalena說(shuō)。
最大化利用碎片時(shí)間
旅游網(wǎng)站Guest To Guest和Home Exchange的首席執(zhí)行官Emmanuel Arnaud要照顧自己3個(gè)不滿7歲的孩子，深夜加班對(duì)于做父親的他來(lái)說(shuō)是不可能的。
他在巴黎辦公室管理著位于加州和克羅地亞的團(tuán)隊(duì)，有效的跨時(shí)區(qū)管理可謂是相當(dāng)重要。為了充分利用離家的時(shí)間，Arnaud選擇了騎自行車(chē)去辦公室。騎車(chē)時(shí)，他能夠和同事或董事會(huì)成員進(jìn)行電話交流?！爱?dāng)身體活動(dòng)起來(lái)時(shí)，交談會(huì)變得更加容易，”他補(bǔ)充道。
Arnaud還利用午餐和早餐時(shí)間開(kāi)會(huì)。在休息時(shí)間進(jìn)行會(huì)談或通話，幫他贏得了在辦公室工作時(shí)專(zhuān)注思考的時(shí)間。
“打完就跑”
加州交友網(wǎng)站eHarmony的首席執(zhí)行官Grant Langston發(fā)現(xiàn)，在工作間隙找到一段時(shí)間來(lái)深入思考，會(huì)有利于自己保持專(zhuān)注。作為一個(gè)內(nèi)向的領(lǐng)導(dǎo)，他經(jīng)常對(duì)一個(gè)接著一個(gè)的會(huì)議感到筋疲力盡。
為了不讓自己在持續(xù)的交流中無(wú)法集中精神或者產(chǎn)生壓力，他每天早上都給自己一段獨(dú)處的時(shí)光。在長(zhǎng)達(dá)數(shù)小時(shí)的會(huì)議之間會(huì)安排兩次以上的休息，他把這個(gè)方法叫做“打完就跑（hit and run，一種游戲戰(zhàn)術(shù)）”。
在休息期間，Langston依舊專(zhuān)注于工作任務(wù)，但不會(huì)和別人說(shuō)話?！拔冶仨毐ＷC能及時(shí)回去工作，在這20分鐘里我只能保持安靜或者閱讀” Langston在接任CEO后開(kāi)始使用這一方法，“我拿著筆和平板電腦坐在那里，只是在想一些事情——我不是在消耗能量，相反，我在自己補(bǔ)充能量?！?/p>
